Со стороны многим кажется, что оформление нотариального документа — что-то очень простое: записался, пришёл к нотариусу, подписал бумагу и вопрос решён. На практике всё немного иначе.
Основные сложности обычно возникают не у нотариуса, а гораздо раньше: когда нужно понять, какой именно документ требуется, где он будет использоваться, какой текст подойдет для конкретной ситуации и нужны ли будут дополнительные шаги после нотариального оформления.
С чего всё начинается
Обычно всё начинается с обращения клиента: через сайт, мессенджер, e-mail или по телефону.
На первом этапе важно понять несколько базовых вещей:
- какой именно документ нужен;
- где он будет использоваться;
- в какой стране и в каком городе находится клиент;
- насколько срочно нужно оформить документ.
Без этого невозможно нормально выстроить процесс дальше.
Что важно до подготовки документа
Одна из самых частых ошибок, сначала искать нотариуса, а уже потом разбираться с самим документом.
На практике сначала нужно понять, какой текст нужен именно для вашей ситуации. Самый надёжный вариант, когда текст берётся там, где документ будут принимать. Если такой возможности нет, можно использовать один из наших шаблонов, но важно понимать, что шаблонный текст не всегда гарантирует принятие документа в конкретной стране или учреждении.
Какие данные обычно нужны
После этого собираются данные для подготовки документа. В зависимости от ситуации обычно нужны:
- данные доверителя;
- данные представителя;
- данные документа, удостоверяющего личность;
- адреса, даты рождения и другая персональная информация, которую нужно указать в документе;
- при необходимости ИНН и другие идентификационные данные;
- данные недвижимости, автомобиля или другого объекта, которые является предметом оформления документа;
- дополнительная информация, которую нужно включить в текст.
Чем точнее исходные данные, тем меньше риск ошибок и задержек.
Как готовится документ
После согласования основных условий и оплаты начинается подготовка документа.
Если клиент предоставляет текст от принимающей стороны, работа строится на его основе. Если такого текста нет, может использоваться типовой документ из нашей базы с учетом конкретной ситуации. После этого в документ вносятся все нужные данные, и он отправляется клиенту на проверку.
Это важный этап. До визита к нотариусу нужно внимательно проверить фамилии, даты, номера документов, адреса, данные объекта и сам смысл формулировок. Если нужны изменения, их важно внести заранее и именно на этом этапе.
Почему важно проверить текст до визита
Откладывать проверку на последний момент не стоит.
Если ошибка обнаружится слишком поздно, это может затянуть оформление и создать лишние сложности. Поэтому нормальная процедура всегда выглядит так: сначала подготовка и проверка, потом запись к нотариусу на подписание документа.
Как происходит запись к нотариусу
Когда документ уже согласован или близок к финальной версии, начинается запись к нотариусу.
Для этого заранее уточняют, в какие дни и время клиент реально может прийти к нотариусу в течение ближайшего времени (как правило, в течение одной-двух недель). Чем больше вариантов клиент даёт сразу, тем проще и быстрее организовать запись.
Это тоже часть нашего сервиса: клиенту не нужно самому искать нотариуса, объяснять ситуацию и пересылать документы. Всё готовится заранее.
Что происходит перед визитом
После согласования документ заранее направляется нотариусу вместе с данными удостоверения личности клиента, чтобы к приходу человека всё было готово.
Если речь идёт только о подписании документа, обычно клиенту достаточно прийти с действующим удостоверением личности. Если дополнительно нужны заверенные копии документов, то клиенту необходимо принести с собой к нотариусу оригиналы этих документов.
Как проходит сам визит
В день записи клиент приходит к нотариусу, подтверждает свою личность и подписывает заранее подготовленный документ.
Нотариус оформляет и заверяет подписание документа. При этом важно понимать: нотариус не определяет за клиента, какой именно текст нужен для использования документа в другой стране. Поэтому вся основная работа по согласованию текста должна быть сделана заранее.
Что делать после нотариуса
Многие думают, что после подписи у нотариуса всё уже закончено. Иногда это так. Но если документ будет использоваться в другой стране, может понадобиться ещё один шаг.
В ряде случаев после нотариального оформления требуется дополнительное международное подтверждение документа. Поэтому визит к нотариусу не всегда является последним этапом.
Где люди чаще всего теряют время
На практике чаще всего проблемы возникают в одних и тех же местах:
- нет точного текста документа;
- клиент не до конца понимает, какой именно документ ему нужен;
- есть ожидание, что нотариус сам подскажет содержание;
- слишком поздно проверяются данные и текст;
- клиент даёт слишком мало вариантов для записи к нотариусу;
- после подписи у нотариуса человек ошибочно считает, что процедура уже полностью завершена.
Именно такие мелочи чаще всего и приводят к лишним расходам, задержкам и переделкам.
В чём ценность нашего сервиса
Подпись у нотариуса, это только один из этапов.
На практике человеку обычно нужна нормальная организация всего процесса: понять, какой документ требуется, собрать данные, подготовить и согласовать текст, записаться к нотариусу и пройти процедуру без лишней суеты, при этом будучи уверенным, что все сделано правильно.
Именно в этом и заключается ценность нашего сопровождения. Мы координируем подготовку документа, запись к нотариусу и помогаем клиенту не терять время на текст, который может не подойти для его ситуации.
Итог
Оформление нотариального документа в Европе, это не сложная, но поэтапная процедура. Главное, не сводить всё только к визиту к нотариусу.
Во многих случаях результат зависит не столько от самого подписания, сколько от того, насколько правильно был выбран документ, подготовлен текст и организован весь процесс заранее.
Если у вас остались вопросы по процедуре или вы хотите понять, как это будет выглядеть именно в вашей ситуации, лучше уточнить это заранее.
